Enklere skjemaadministrasjon for ansatte i Oslo kommune

Om prosjektet

Oslo kommune har et stort behov for digitale skjemaer på tvers av ulike tjenester, virksomheter og fagområder. Skjema Studio er et internt verktøy som brukes til å produsere, strukturere og forvalte disse skjemaene.

Når mange ansatte med ulike roller og fagbakgrunner skal jobbe i samme løsning, stiller det høye krav til informasjonsarkitektur, navigasjon, tilgjengelighet og tydelige arbeidsprosesser. Løsningen må være enkel nok til å forstå, men samtidig fleksibel nok til å støtte komplekse behov i en stor offentlig organisasjon.

Utfordring

Oslo kommune ønsket å gjøre det enklere for sine virksomheter å opprette og administrere digitale skjemaer gjennom Skjema Studio. Eksisterende arbeidsflyter og struktur kunne oppleves krevende, og det var behov for å redusere kompleksitet, teknisk avhengighet og usikkerhet i opprettelse og endring av skjemaer.

Utfordringen handlet særlig om å gjøre løsningen mer intuitiv for ansatte som ikke nødvendigvis har teknisk bakgrunn, samtidig som den måtte støtte skalerbar forvaltning på tvers av ulike fagområder. For å lykkes måtte grensesnittet gi bedre oversikt over innhold, prosesser og handlinger – og gjøre det enklere å forstå mulighetene i systemet.

Løsning

Consid bidro med UX-ledelse, informasjonsarkitektur, innsiktsarbeid, prototyping og tverrfaglig samarbeid. Arbeidet omfattet kartlegging av brukerbehov, planlegging og gjennomføring av brukerintervjuer og brukertester – både digitalt og fysisk – for å avdekke flaskehalser og forbedringsmuligheter.

Basert på innsikten ble det utviklet nye forslag til navigasjon, menystruktur og innholdsoppsett i komplekse arbeidsflater. Prototyper ble laget i Figma for å konkretisere forbedringene og teste dem med brukere før videre implementering.

Arbeidet hadde også fokus på universell utforming og tilgjengelighet, slik at løsningen kunne bli mer brukervennlig for ansatte på tvers av ulike roller, behov og fagområder.

Resultat

Arbeidet bidro til å etablere en mer helhetlig struktur for Skjema Studio. Løsningen fikk et tydeligere informasjonsoppsett, enklere navigasjon og bedre støtte for arbeidsflytene knyttet til opprettelse og forvaltning av digitale skjemaer. For Oslo kommune ga dette bedre grunnlag for mer effektiv skjemaadministrasjon, redusert kognitiv belastning for brukerne og mindre behov for teknisk støtte i daglig bruk. Samtidig ble løsningen bedre rustet for videre utvikling og skalering på tvers av kommunens virksomheter.